Código ético y conducta

QATRO pone a su disposición la posibilidad de formular comunicaciones sobre irregularidades pulsando en el siguiente botón.

1. OBJETIVO Y ALCANCE

En QATRO la integridad es un pilar básico en nuestra práctica empresarial. Este Código nace con el objetivo de transmitir esta visión a toda plantilla, socios en nuestras distintas actividades y terceros. El Código refleja los valores fundamentales que nos impulsan a hacer siempre lo correcto en cualquier ámbito y/o actividad.

En los principios que os explicamos a continuación, y las distintas políticas de QATRO, encontraréis procedimientos más detallados para su aplicación concreta y en situaciones específicas.

Este Código es aplicable a todo nuestro personal, lo que incluye a todas las personas que colaboran con QATRO en cualquier parte del mundo: empleados a tiempo completo o parcial, personal temporal, externo o subcontratado, directivos y miembros del Comité de Dirección. Estamos seguros, además, que nuestros proveedores, actúen con integridad y de acuerdo con nuestro Código.

El cumplimiento de marco legal y nuestro respeto por el mismo es un elemento fundamental en nuestra forma de trabajar y relacionarnos y en QATRO no es negociable.

Es posible, en ciertos aspectos, que nuestro Código sea más estricto de lo que exige la ley. En cualquier caso, esperamos de todos y todo el máximo nivel de exigencia en su cumplimiento

2. RESPONSABILIDADES

Todos nosotros debemos, primero entender y después cumplir los principios y exigencias establecidos en este Código.

Dicho cumplimiento incluye cualquier situación que pueda afectar a QATRO, tanto durante el tiempo de trabajo como después del horario laboral, por ejemplo, el comportamiento en las redes sociales.

Desde QATRO se imparte formación a nuestro personal para garantizar que el Código de Conducta se entiende correctamente y por tanto conozcamos cuales son nuestras responsabilidades y nuestros comportamientos según el Código.

Esta formación tiene carácter obligatorio y todos debemos confirmar la adhesión al Código.

2.1. RESPONSABILIDADES DE LOS RESPONSABLES DE ÁREA

Las personas a quienes QATRO otorgue la facultad de dirigir, guiar y supervisar a otras tienen que ser un ejemplo en el cumplimiento del presente Código.

Los/as responsables deben basar sus objetivos y los procesos de su equipo en la integridad y asegurar de que todas las personas del equipo entiendan el Código.

Un elemento fundamental en la función de los/as responsables es la escucha activa de las preocupaciones de las personas que integran el equipo ofreciendo ayuda y canal de denuncia necesario en caso de una violación del Código.

3. CUANDO DENUNCIAR UNA INFRACCIÓN DEL CÓDIGO Y LO QUE SUCEDE DESPUÉS

Todas las personas de QATRO son responsables de comunicar posibles violaciones del Código.

Nuestros controles internos y los servicios ofrecidos por empresas y profesionales especializados e independientes, así como nuestros procesos de alerta han sido definidos para proteger la confidencialidad de quien hace una comunicación.

Las comunicaciones se pueden realizar de forma anónima, salvo que la infracción disponga de un marco legal específico.

Las comunicaciones serán investigadas como corresponde por profesionales especializados o expertos en la materia para asegurar la máxima confidencialidad. Ninguna otra persona de QATRO, incluidos los managers, podrá realizar este tipo de investigaciones de manera independiente o unilateral.

Se hará un seguimiento de todos los casos notificados hasta su conclusión. Si se confirma la infracción del Código, se aplicarán acciones correctivas y en su caso disciplinarias.

No permitimos ningún tipo de represalia contra las personas que hayan presentado comunicaciones de buena fe.

4. APLICACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL CÓDIGO

Estamos seguros de que todos seremos ejemplares en el cumplimiento y respeto del Código. A pesar de ello si se confirma una infracción del Código, QATRO emprenderá las acciones necesarias, que podrían incluir el cese de las relaciones laborales o comerciales.

Si no estamos seguros de la exigencia que implica el cumplimiento normativo en algún caso en particular, debemos contactar con los canales y sistemas de alerta mencionados anteriormente.

No debemos olvidar que disponer de una orientación adecuada en caso de duda nos protege individualmente, y además protege a QATRO.

Cualquier evolución por modificación del Código de Conducta requiere la aprobación del Comité de Dirección de QATRO

5. PRINCIPIOS DEL CÓDIGO

5.1. PRINCIPIO 1 – PROTECCIÓN DE NUESTRO PERSONAL

DIFERENCIADOR 1 – COMPROMISO CON LA DIVERSIDAD Y UN ENTORNO LABORAL JUSTO E INCLUSIVO

QATRO está comprometida con la diversidad, que considera un valor fundamental. Nos comprometemos a mantener un entorno de trabajo justo e inclusivo, libre de favoritismos, violencia, acoso o cualquier tipo de discriminación por edad, raza, género, orientación sexual o religión.

QATRO promueve la diversidad y la igualdad de oportunidades de empleo, y cada persona se valora por su contribución a la empresa.

Apoyamos, entre otras, la declaración de las Naciones Unidas (ONU) sobre los derechos humanos y la declaración de la Organización Internacional del Trabajo sobre los principios y derechos fundamentales en el trabajo.

Esperamos de todos y cada uno respeto en todas sus relaciones profesionales, con compañeros de trabajo, clientes, y cualquier otro socio de negocio. Se tomarán las medidas disciplinarias necesarias ante cualquier violación de esta exigencia.

DIFERENCIADOR 2- COMPROMISO CON LA SEGURIDAD Y SALUD

QATRO promueve y fomenta una cultura de prevención de accidentes, protección de la salud y sensibilización sobre los riesgos en el trabajo.

Nuestro personal tiene la obligación de respetar estrictamente las normas de seguridad y permanecer vigilantes en todo momento para identificar los riesgos potenciales y solucionarlos de inmediato.

“SIN EXCEPCIONES, LA SEGURIDAD POR ENCIMA DE LO QUE SEA Y DE QUIEN SEA”

Exigimos a nuestros prestatarios estas mismas reglas.

QATRO ofrece a su personal programas complementarios para promover y apoyar la seguridad individual, el bienestar y un estilo de vida saludable.

5.2. PRINCIPIO 2 – PRÁCTICA EMPRESARIAL

DIFERENCIADOR 1 – COMPROMISO CON PRÁCTICAS SOSTENIBLES

Realizar nuestra actividad de acuerdo con prácticas comerciales sostenibles es un valor fundamental para QATRO. Nuestro objetivo es dar respuesta a las demandas del mercado reduciendo cualquier impacto negativo sobre los recursos y las comunidades en las que opera.

Para ello actuamos de manera socialmente responsable y de conformidad con las prácticas sostenibles, lo que incluye:

• garantizar la seguridad y la salud de su personal.
• prohibir el trabajo infantil y forzoso
• cumplir con los reglamentos relativos a los minerales procedentes de zonas de conflicto y de protección del medio ambiente.

Protección del medio ambiente

La protección del medio ambiente constituye una de nuestras prioridades principales.

QATRO se compromete a mejorar continuamente el impacto medioambiental de sus operaciones y a cumplir todos los requisitos legales y reglamentarios pertinentes. Intentamos buscar soluciones técnicas que minimicen el impacto medioambiental y maximicen la seguridad en todas nuestras actividades.

QATRO también promueve la adopción y el intercambio de prácticas sostenibles entre sus socios de negocio, proveedores y distribuidores.

Con nuestros procedimientos del Sistema Integrado de Gestión (IS0 14001:2015) gestionamos y aseguramos:

• Prácticas sostenibles en las actividades de compra
• Una selección adecuada de nuestros proveedores que tiene en cuenta el cumplimiento de los principios sociales, éticos y medioambientales.

DIFERENCIADOR 2 – RESPETAR LA LEY

Respetar la ley y hacer lo correcto es una responsabilidad de todos. Para ello lo primero es entender el marco legal y reglamentario que nos comprometemos a cumplir. QATRO ha adoptado un programa de cumplimiento normativo exhaustivo que incluye, formación periódica, información y sensibilización y asesoramiento con profesionales externos.

En el ejercicio de sus funciones, nuestro personal contribuye al cumplimiento de las normas vigentes, y de esta manera se asegura que QATRO ofrezca productos y servicios de calidad, con un alto nivel de seguridad, fiabilidad y respeto por el medio ambiente.

Leyes y/o reglamentos en materia de Prevención y Medio ambiente.

En lo específico, nuestro personal debe respetar las normas de seguridad y medioambientales y tomar las medidas necesarias para prevenir, identificar y corregir cualquier incumplimiento de dichas normas. Cualquier irregularidad en estos ámbitos se debe comunicar de inmediato a los/as responsable, a la Unidad de Gestión o a través del canal de Alerta Conducta.

Lucha contra el blanqueo de capitales.

QATRO prohíbe el blanqueo de capitales y la financiación o facilitación de cualquier actividad delictiva.

Los miembros del Equipo de Dirección cuentan con las herramientas necesarias para investigar y detectar transacciones y socios de negocio sospechosos, y adoptará las medidas adecuadas en caso de que identifique cualquier comportamiento inadecuado.

Reglamentación comercial y de exportación.

Existen determinadas leyes que regulan la exportación de algunas categorías de mercancías o tecnologías a personas o países específicos. Otras leyes prohíben las actividades comerciales de todo tipo con determinadas personas físicas o jurídicas. QATRO exige a su personal que respete las disposiciones internacionales y nacionales, lo que incluye las reglamentaciones aduaneras y fiscales, embargos y medidas de control de las exportaciones.

Competencia.

QATRO prohíbe las prácticas comerciales que menoscaben la libre competencia y reconoce la importancia fundamental de contar con un mercado competitivo. Nos comprometemos a cumplir estrictamente con las leyes antimonopolio y cualquier otra ley a favor de la competencia vigente en los países en los que trabajamos.

El personal de QATRO vigilará para evitar toda práctica comercial que represente una violación de las leyes antimonopolio.

Uso de información privilegiada.

El personal de QATRO que por razones de inherentes a su puesto de trabajo posea información relevante no debe divulgar dicha información por ninguna razón. Por información no pública entendemos la información interna de QATRO.

Esto incluye, por ejemplo, información no pública sobre resultados financieros u operativos, posibles fusiones o adquisiciones, planes de trabajo, proyectos o lanzamientos de nuevos productos o líneas de negocio.

Privacidad y protección de datos personales.

Los datos personales y la información reservada están protegidos por las leyes y reglamentaciones locales. QATRO se compromete a respetar los derechos de privacidad de su personal, así como de sus clientes, socios de negocio y otras personas u organismos, y a establecer los controles adecuados para proteger los datos personales.

Corrupción privada.

Además de prohibir el soborno de funcionarios de cualquier administración pública (véase la disposición siguiente contra el soborno), QATRO también prohíbe la corrupción privada, es decir el intercambio de regalos, invitaciones, trato de favor o pagos a terceros de acuerdo con los requisitos especificados en la normativa correspondiente.

Todo el personal de QATRO debe asegurarse de que los regalos o invitaciones que ofrezcan sean apropiados y razonables, de forma tal que no influyan indebidamente en el juicio, la conducta o toma de decisiones de terceros.

Aquí la transparencia es la clave. Podemos tener dudas y en ese caso debemos siempre consultar con nuestro responsable de área o bien con la Unidad de Gestión.

DIFERENCIADOR 3 – COLABORACIÓN CON LAS ADMINISTRACIONES

Suministro de información.

Toda la información suministrada a los organismos públicos debe ser transparente, honesta y responder a las solicitudes provenientes de dichos organismos.

Antisoborno.

Todas las personas de QATRO debe rechazar cualquier forma de corrupción. Queda terminantemente prohibido ofrecer, prometer o dar regalos, pagos o cualquier bien de valor a un funcionario público, directamente o a través de terceros, con el objetivo de que dicho funcionario incumpla sus obligaciones y otorgue a QATRO algún beneficio o trato de favor.

Actividad de “lobby” y donaciones a partidos políticos.

Toda participación de QATRO en grupos de trabajo, asociaciones empresariales, y profesionales se realizará de manera tal que garantice transparencia y respeto de la ley.

Los fondos o activos de la empresa no se podrán usar para contribuciones a ningún partido o candidato político.

Nuestro personal es libre de participar en actividades de partidos políticos a título personal y fuera del horario de trabajo, pero no podrá representar a la empresa, ni dar la impresión de que representa a la empresa en ninguna de estas actividades.

5.3. PRINCIPIO 3 – INTERACCIÓN CON TERCERAS PARTES

DIFERENCIADOR 1 – EVITAR CONFLICTO DE INTERESES

Todos debemos actuar con la máxima honestidad al tratar con nuestros socios de negocio y hacerlo exclusivamente en el mejor interés de QATRO.

Se produce un conflicto de intereses cuando el interés personal compromete nuestra capacidad de cumplir objetivamente con nuestras responsabilidades dentro de la organización. Normalmente las situaciones que provocan este tipo de conflictos están relacionadas con el intento de obtener algún beneficio personal o familiar, incompatible con los intereses de QATRO. Debemos de informar siempre a nuestra jerarquía directa si tenemos dudas en caso de conflicto para poder valorar la situación lo más rápidamente posible.

DIFERENCIADOR 2 – COLABORACIÓN CON LA COMUNIDAD

QATRO quiere apoyar a las comunidades en las que está presente. Este apoyo desinteresado redunda en nuestro crecimiento como personas y por tanto como organización.

Si tenemos algún tipo de inquietud en este campo y deseamos hacer una donación o participar en representación de QATRO en actos con fines benéficos, educativos o de otra índole, debemos:

• Comunicar a la dirección QATRO nuestro deseo de apoyo.
• Asegurarse de que esas actividades se ajusten al Código de Conducta

5.4. PRINCIPIO 4 – INTERACCIÓN CON TERCERAS PARTES

DIFERENCIADOR 1 – COMUNICACIÓN EFICAZ

Una comunicación clara, directa y eficaz con el personal, clientes, proveedores, etc. es fundamental. Debemos de ofrecer siempre una información precisa y fiable sobre nuestros productos y servicios. Es por ello, que solo las personas designadas por QATRO y los miembros del Comité Dirección pueden hablar en nombre de ésta.

Nuestro personal debe cumplir con las políticas relativas a la información confidencial y al uso de las redes sociales.

DIFERENCIADOR 2 – PROTECCIÓN DE NUESTROS ACTIVOS

Nuestro personal es responsable de la protección y el uso correcto de nuestros activos, y debe tomar medidas para protegerlos contra daños, robo o uso no autorizado. Esto incluye todo tipo de activos, desde los activos físicos, pasando por los intangibles y financieros, hasta llegar a la propiedad intelectual.

El personal de QATRO debe proteger la información confidencial no pública que, si se divulga, podría causar daños a la empresa, así como la información confidencial de terceros en nuestro poder.

Además, es imprescindible proteger la información de identificación personal y respetar la legislación vigente en materia de protección de datos.

DIFERENCIADOR 3 – MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN APROPIADA

La gestión ordenada de nuestra actividad implica que todo nuestro personal gestione correctamente la documentación comercial en la que confíen nuestros clientes, inversores, socios de negocio y organismos públicos.

QATRO cuenta con un proceso de gestión de documentación que respeta los requisitos legales y satisface los requerimientos de conservación de datos de nuestra actividad empresarial. Además, este sistema asegura la adecuada eliminación de los registros obsoletos o innecesarios.

Un aspecto fundamental de nuestra actividad empresarial es la gestión correcta de nuestra documentación contable. QATRO dispone de controles internos para asegurar que sus documentos contables y declaraciones financieras ofrezcan una imagen fiel de la empresa, de conformidad con las normas contables y legales vigentes.